La comptabilité d’une entreprise est une tâche qui peut rapidement devenir chronophage, complexe et coûteuse si elle n’est pas bien gérée. Heureusement, les logiciels de compta en ligne se présentent aujourd’hui comme des solutions à la fois accessibles, intuitives et économiques.

Mais comment ces outils fonctionnent-ils ? Sont-ils adaptés à toutes les entreprises, quel que soit le statut juridique choisi ? Et surtout, comment choisir le logiciel de compta en ligne qui vous convient le mieux ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article !

Fonctionnement d’un logiciel de comptabilité en ligne

Le logiciel de compta en ligne, accessible via Internet, automatise et simplifie la gestion de nombreuses tâches comptables comme :

• L’établissement des documents comptables et fiscaux ;
• Le suivi du flux de trésorerie ;
• La gestion des devis et factures ;
• Le rapprochement bancaire ;
• Etc.

Contrairement aux logiciels traditionnels installés sur un poste fixe, ces outils fonctionnent dans le cloud, c’est-à-dire que toutes les données sont stockées sur des serveurs sécurisés et accessibles à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté (téléphone, tablette, ordinateur, etc.).

Par ailleurs, un logiciel de comptabilité en ligne est généralement conçu pour être simple d’utilisation, y compris pour des personnes dépourvues de compétences axées dans ce domaine.

Autre atout : la collaboration. Certains logiciels offrent la possibilité à différents intervenants (dirigeants, comptables, experts-comptables, etc.) de travailler simultanément sur le même dossier, ce qui fluidifie la communication et réduit les risques d’oublis, d’erreurs ou de doublons.

Est-ce adapté à toutes les entreprises ?

En principe, un logiciel de comptabilité en ligne peut convenir à tous types d’entreprises : auto-entrepreneurs, entrepreneurs individuels, sociétés (SARL, EURL, SAS, SASU, SCI…). Cependant, le choix de l’outil dépendra fortement du profil et des besoins spécifiques de chaque structure :

• Un auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) cherche avant tout un outil simple, rapide à prendre en main, offrant la facturation, le suivi du chiffre d’affaires et la déclaration mensuelle ou trimestrielle à l’URSSAF. Il n’a pas besoin de comptabilité en partie double, ni de fonctionnalités complexes ;
• Un entrepreneur individuel soumis à un régime réel attend d’un logiciel qu’il l’aide à tenir une comptabilité complète : saisie des opérations, gestion de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), préparation du compte de résultat, du bilan et souvent une synchronisation bancaire pour faciliter les rapprochements. Il peut aussi rechercher un outil compatible avec les exigences de son expert-comptable ;
• Une société, soumise à des obligations comptables plus strictes, a besoin d’un logiciel complet permettant l’établissement des comptes annuels, des déclarations fiscales, la gestion de la TVA, des immobilisations et parfois de la paie.

Plusieurs logiciels de comptabilité sont disponibles sur le marché. Nous pouvons par exemple citer Indy : une solution de comptabilité dédiée aux travailleurs indépendants, à savoir les micro-entreprises, les entreprises individuelles (EI) et les sociétés de type SARL, EURL, SAS, SASU et SCI.

Indy propose une large gamme de fonctionnalités avec notamment le pré-remplissage des documents comptables et fiscaux, les rappels à l’approche de chaque échéance importante et bien plus encore !

Choisir le logiciel de comptabilité en ligne qui vous convient

Face à une offre de plus en plus vaste, bien choisir son logiciel de comptabilité en ligne demande un peu de réflexion. Voici donc les critères essentiels à prendre en compte !

1- Les fonctionnalités proposées

Tout d’abord, vérifiez que le logiciel couvre bien tous vos besoins actuels et éventuellement ceux à venir. Privilégiez un outil évolutif qui propose des formules payantes assez complètes et qui pourra s’adapter à la croissance de votre entreprise.

2- La facilité d’utilisation

Un bon logiciel ne doit pas nécessiter une formation poussée pour être pris en main. Examinez l’ergonomie de l’interface et consultez les avis des utilisateurs sur des plateformes comme Trustpilot.

3- La compatibilité bancaire

Assurez-vous que votre logiciel peut se connecter automatiquement à votre banque pour récupérer les mouvements et automatiser le rapprochement bancaire.

4- Le support client et l’assistance

Un bon service client peut faire toute la différence, surtout en cas de problème technique ou de questions. Vérifiez donc la disponibilité, les canaux de contact (téléphone, chat, e-mail) et la réactivité du support.

5- La sécurité des données

La sécurité est primordiale pour des données aussi sensibles que la comptabilité. Le logiciel doit offrir des garanties sérieuses : hébergement en France ou en Europe, chiffrement des données, sauvegardes régulières…

6- Le coût

Enfin, comparez les tarifs En principe, les logiciels de comptabilité en ligne fonctionnent par abonnement mensuel ou annuel qui varie selon les fonctionnalités incluses. N’oubliez pas également d’inclure les éventuels frais supplémentaires (modules additionnels, etc.).